科技,让名片搜寻更简单

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琳达,还记得上个礼拜我们去参加林总的聚会时认识的建筑公司的李成
李经理吗?我有点儿事情需要跟他一起聚聚吃个饭,你把他的名片找出来,快
一点,现在时间比较紧张。
琳达一脸茫然,简直是蒙了,心想:“上星期确实是去参加了一个林总
的聚会,但是聚会上那么多的老总的名片,可以说收集了百余张,现在让我
找,那些名片都已经放得到处都是,我去哪找啊?老板急用,哪能立刻就能找
到?”此时琳达又进入了忙碌的状态,在一堆堆名片里疯狂地翻找。
张小小的名片是沟通人与人之间的桥梁,可以说是人脉的存折,如今
在商场上仍然是管理者之间建立联络的一种便捷方式。一般来说,在各种场合
上收到的名片不是管理者来负责的,都由他们的秘书来整理,当他们需要的时
候,秘书就要把整理好的名片呈递出来,这样更为方便管理者高效地与人沟
通,实现商业价值。一般来说,管理者都会通知自己的秘书“请把某某的名片
给我”,这时候如果秘书没有对名片做好整理,那么她就极易出现上面案例中
琳达的状况,手忙脚乱,一头雾水。
名片簿里装着各种各样的名片,倘若你懂得整理,那还好说,可能在寻找
的过程中会减少你搜寻的时间,但是如果你不懂得整理的话,你就会一张又
张地翻来翻去,想想看,你的上司会等得及吗?这里面浪费的只是一点点时间
吗?这一点点时间又能创造多少价值?相信每一位都会懂得其中意味着什么。
其实,这也恰恰是传统名片整理方式—名片簿的最大的不足:查询不易。随
着现代管理者社交面的不断扩大,利用名片增加知名度的人越来越多,秘书收集
到的名片也呈现出几何级数的增长。这使名片簿式管理方式缺点越来越明显
(1)当名片数量逐渐增加,甚至是百余张,这时候我们就很难进行管
理,一堆名片容易给人带来混乱的感觉,查询工作量也会逐渐增加。
(2)分类方式受到局限,整理起来方法比较单一。
(3)名片大小受限,没有位置添加其他信息,随着时间的推移,人们很
容易忘记该名片背后人物的各种信息。
除此之外,名片簿式的管理方式存在的缺点还有很多,此处我们就不
列举了。因查询、检索之不易,名片往往变成死人脉—一当真正想要使用时,
往往帮不上忙。如何利用制度化的整理方式与科技工具进行名片管理,使自己
在寻找名片上的时间大大减少?
当今社会可以说进入了飞速发展的互联网时f代,互联网为我们的工作和生
活带来了极大的便利,谁能更好地把科技的优势运用到至生活、工作中,谁就能
更好地实现效率的最大化,所以说,如果能够把名片整理与现代科技挂钩,那
我们的整理工作岂不是更为方便、快捷?
下面我们将详细讲述一下如何运用电脑整理我们的名片:
第一,拍照存入电脑。
如果上司又收到一大堆名片,秘书人员可以利用休息的时间或者是零碎的时
间进行统一整理,可以将名片拍照,然后把它们以图片的形式一并存入计算机
第二,使用来源当成名片的笔记标题。
拍好的照片要记得做好标记,输入标题,这样更加方便以后的查询。为名
片拟标题时,最重要的关键词就是“来源”。
来源包括了以下几层含义
收取名片的场合是哪里?
次集名片的时候有什么特殊事件?或者用关键字简单标明名片背后的小故事。
如果时间紧凑的话,仅这样便能将名片的数字笔记存好。如果有时间的
话,可在标题中再输入对方的姓名。
第三,在需要时再开始整理名片
数字名片存入电脑后,只要存放在一个固定的文件夹中即可。不需要的时
候,你并不需要特别地去整理它们。当上司需要你找出某个人的联络方式时
你便可以到这个“数字名片文件夹”中去搜索相应的关键词。
照片是可以记录你拍摄时的时间和地点的,其实这对于我们的整理工作来
说是非常便捷的一个功能,我们在拍照的时候一定记得去“设置”里面把自动
记录的功能给打开。这样的话,我们完全可以由“事、时、地、物”去找人。
第四,当上司真正要去联络对方时,才将对方的信息单独列出来。
如果你的领导让你找到某个人的联系方式给他,你要明白这其中的意义
这无形中就告诉了你对方对于你的领导或者是对于你的公司是有着一定的重要
性的。
当你找到对方的数字名片后,如果需要写电子邮件或者打电话与对方联络
的话,你完全可以“顺便”将这张名片的数据输入数字通讯簿中。
如果这张名片的背后有着很大的价值,那还是建议你做个备份,此外对于
这些经常用到的或者价值量大的名片你还是单独建立一个文件夹为好,可以给
它命名为“长期互动客户名片
这样做,不仅能够让你从众多的名片中甄选出真正需要建立通讯记录的名
片,同时还能够进一步明确,到底应该将这张名片分类到哪里,从而减少分类
时间的浪费。
这是一套完整而又简便的方法,它能够帮助你将名片“无纸化”,然后使
用数字处理的方法加快整理的效率。这种方法不仅使你花费在清理上的无用步
骤大大减少,同时还能使你的办公环境进一步精简化。
整理启示Q
如今人们的生活、工作离不开电脑,电脑着实提高了我们工作的效
率。当我们把需要整理的信息输入电脑后,我们的工作量将会大大缩减
不再运用“纯手工”的记录、整理、翻找…,…这一切都是为了高效、方
便、迅速地完成我们的工作,我们还在等什么呢?